RECOMENDACIONES A TOMAR PARA EL CIERRE CONTABLE 2014…A TOMAR NOTA EL AREA CONTABLE DE NUESTRAS EMPRESAS

Es importante que las empresas para su cierre contable 2014, tomen en consideración las siguientes 5 recomendaciones:

1.       Gastos con sustento

La Sunat viene siendo muy exigente en el sustento en la causalidad del gasto, por lo que las empresas además de tener las facturas deben sustentar la operación con el contrato e información complementaria para que la Sunat pueda confirmar que se recibió el servicio. Actualmente, se pide el sustento no tanto en compra de bienes que es más tangible y fácil de demostrar, sino en el gasto que sustenta los servicios recibidos.

La causalidad, es un gasto necesario para generar el ingreso de la empresa; en tanto, la fehaciencia, es la demostración y documentación que en realidad se realizó el gasto. Sin embargo, existe para algunos fiscalizadores de la Sunat una confusión entre causalidad y fehaciencia.

2. Libros contables firmados por el representante legal de la empresa y el contador

El cumplimiento de esta norma es difícil en la práctica, ya que existe una cantidad importante de libros que son exigentes en la cantidad de datos, como el inventario y balance, la recomendación a los contadores es que cada mes se impriman los libros contables y además llevarlos a la gerencia, para ser firmados.

3. Libros contables electrónicos

La Sunat exige desde junio de 2012 a julio de 2013, a los contribuyentes con ventas mayores a 500 UIT (S/. 1.9 millones) usen los libros contables electrónicos, para lo cual deben adaptar sus sistemas y evitar contingencias.

Y aunque los principales contribuyentes ya están obligados en determinados libros compras, ventas, diario y mayor, sin embargo, la Sunat recién empezaría una fiscalización desde el 2015.

4. Inventarios

Es importante que las empresas establezcan adecuadamente sus inventarios para sustentar las pérdidas. En el caso de una merma, se requiere contar con un estudio técnico de merma ya que del contrario serán acotados por el fisco.

Asimismo, en el caso de un desmedro, en donde se deba realizar un destrucción del bien, debe ser acompañado por una prueba notarial, y firmados por el representante legal. Las entidades deben tener los controles del caso y para establecer el gasto deducible.

5. Estudios técnicos de precios de transferencia

Se debe sustentar el valor de los bienes o servicios de las operaciones entre empresas vinculadas con estudio técnico de precios de transferencia, que garanticen que las transacciones se realizaron a valor de mercado, ya que en caso contrario pagarán el Impuesto a la Renta por el valor de ese diferencial.

JORGE DEL CASTILLO CORDERO

SE PUEDE DELEGAR TAREAS, MAS NO TUS RESPONSABILIDADES

El éxito en delegar no se mide por cómo delegas, a quién delegas, o qué tan seguido lo haces. Delegar de forma efectiva no es solamente añadir éxito a tú logros, sino multiplicarlos. En la mayoría de los casos, no delegar eficazmente reducirá la velocidad de tu desarrollo. Si deseas mejorar el uso de tu tiempo, delegar es esencial.

Delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar.

¿Gastas tu tiempo en tareas rutinarias que otros podrían hacer? ¿Trabajas más horas que tus colaboradores? Se habla de delegar cuando asignamos o traspasamos tareas y roles a otra persona de la empresa. Pero es importante saber qué se va delegar y a quién.

 Revisemos algunos consejos para delegar eficazmente:

1. MEDIR LAS CAPACIDADES

El primer paso es determinar los objetivos y los plazos de la tarea que será asignada, además de la capacidad que tienen sus colaboradores para cumplirla. Para decidir quién asumirá tal función puede diferenciar a los colaboradores según a) el grado de conocimiento sobre el trabajo, b) la experiencia, c) el nivel de confianza con respecto a su trabajo y d) la actitud de la persona hacia esa labor.

Por ejemplo, a un practicante o a un colaborador nuevo no le podemos delegar trabajos que requieran mucho conocimiento del área y, por el contrario, sería preferible darle actividades sencillas. Eso no quiere decir que siempre va ser así, pues con el tiempo y de acuerdo con su desempeño podemos ir aumentando el grado de complejidad de las tareas.

2. TAREAS CLARAS

La comunicación es vital para una correcta asignación de tareas. Es importante que una vez que hayamos determinado a quién le vamos a delegar una actividad, se la digamos de forma que sea bien comprendida. En ese sentido, es recomendable explicar con ejemplos (reportes, informes, presentaciones) y es mejor si inicialmente el encargado del área realiza la actividad con la persona delegada. En otros casos, la experiencia facilita las explicaciones al detalle; no obstante, se recomienda confirmar lo que entendió el colaborador pidiéndole que lo repita.

Finalmente, ponerlo en papel o mandarle un correo electrónico evitará posibles olvidos, sobre todo si lo encomendado incluye varios temas o si tiene muchos detalles. No hay que olvidar que la responsabilidad nunca se delega y nosotros siempre seguimos siendo responsables de lo que realice o no nuestro colaborador.

 
3. SEGUIMIENTO MODERADO 

Como la responsabilidad no se delega, es fundamental que siempre se le dé un seguimiento a la labor de nuestros colaboradores, sin que sea algo tan absorbente que no los deje respirar, ni algo tan flojo que no los controle. El seguimiento ideal tiene que ser moderado, pero sobre todo, ajustado a las características de nuestro colaborador. Siguiendo esto, suena lógico que las tareas tengan fechas límites o 'deadlines', esto facilitará más el seguimiento y el control adecuado a las tareas.

4. EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN

Cada vez que se delega se necesitará evaluar si el trabajo se ejecutó de manera correcta y en los plazos establecidos. Con eso uno sabrá si su colaborador podrá asumir tareas más complejas. Es importante que la evaluación vaya acompañada de información que favorezca una visión amplia de todos los factores que intervinieron en el trabajo, lo que permitirá detectar limitaciones. Muchas veces los colaboradores no logran realizar las tareas porque necesitan del apoyo de sus jefes. Por ejemplo, los vendedores necesitan que su jefe los acompañe para cerrar una venta difícil. En cualquier caso, una reunión en la que se compartan puntos de vista favorece a ambos.

JORGE DEL CASTILLO CORDERO

¿QUE PUEDEN HACER LAS EMPRESAS NACIONALES FRENTE A LA DESACELERACIÓN?

Hoy más que nunca las compañías deberían cuidar su capital de trabajo y no dejar de invertir en el core del negocio. Se sugiere calzar los plazos de inversiones y financiamiento, como las monedas de ingresos y deudas.

Ante la desaceleración de la economía peruana y las incertidumbres sobre el rumbo de la economía mundial, comparto algunas sugerencias para un mejor desempeño financieros de las empresas:

1. Cuidar el capital de trabajo. En un escenario en el que las empresas están alargando los periodos de cobranza y de pago a los proveedores es muy importante que éstas cuiden su capital de trabajo. Asimismo deberían reunirse más frecuentes con sus directores financieros para asegurar que tengan las ideas claras sobre la gestión de las líneas del financiamiento.

2. Calzar los plazos de las inversiones y el financiamiento. Los empresarios peruanos enfrentan bien la disminución en ventas y la gestión de márgenes, pero fallan al hacer inversiones de largo plazo con fondos de corto plazo. La recomendación es que calcen muy rápidamente sus inversiones de largo plazo con financiamiento de largo plazo. Es un tema en el cual hay que tener particular cuidado en esta época pues puede ser una situación peligrosa.

3. Calzar monedas. En un contexto de tendencia alcista del tipo de cambio las empresas no tienen excusa para no calzar monedas en sus deudas (en dólares) con las de sus ingresos (en soles) porque hay operaciones de cobertura para montos, incluso para créditos hipotecarios. Las empresas deben reflexionar sobre qué tan descalzados están para no tener sorpresas desagradables.

4. Consolidar relaciones con bancos. Hoy las compañías peruanas trabajan con gran cantidad de bancos. La recomendación es trabajar con menos bancos y consolidar las relaciones con algunos pues así será posible negociar mejores condiciones con los colaterales porque se verá que hay una relación de más largo plazo.

5. No dejar de hacer inversiones estratégicas en el core (corazón) del negocio. Invertir en otros sectores distintos al rubro principal del negocio puede distraer recursos en momentos que el capital será escaso. El potencial de Perú y el crecimiento económico que registrará en los próximos años hacen que no invertir en los negocios core sea un error tremendo.

JORGE DEL CASTILLO CORDERO

EL DESCUENTO DE LETRAS - UN CASO DE APLICACION

Cuando una empresa realiza ventas al crédito, sólo puede optar por cualquiera de estas dos modalidades: uno. Vender con factura o dos. Vender con letras.

En este articulo, tratare sobre la venta con letras. Un aparte, una letra de cambio (para que la conozcan por su denominación legal) es un título valor que contiene una promesa de pago a futuro, es decir, es un documento que incorpora derechos patrimoniales; lo que significa que, su poseedor, puede cobrar el valor contenido en esta, no importando si él originó la operación comercial, en pocas palabras, una letra puede ser endosada (transferida) a un tercero. Prosigamos, ¿qué puede hacer la empresa que a cambio de entregar mercadería o servicios recibe una letra? Sólo dos cosas, o espera su vencimiento para cobrarla o, si está urgida de capital de trabajo (y le aseguro que la mayoría de empresas siempre lo está), puede ir a una institución financiera y presentarla a descuento.

Descontar una letra, es la operación en la cual la empresa que vendió al crédito, le endosa la letra, en procuración, a una institución financiera, es decir, le da el derecho de cobrarla por cuenta de ella; pero (y esto es lo importante) no le entrega la propiedad de la misma y, a cambio, la institución le adelanta un porcentaje de valor del documento. Obviamente, para que una institución financiera acceda a realizar este tipo de operación, es porque, previamente, ha evaluado crediticiamente a la empresa que presenta el documento para el descuento (la vendedora) y revisado los antecedentes del cliente de esta empresa (el comprador).

CASO DE APLICACIÓN:

Ahora veamos el proceso de solución:

Ya tenemos el Valor Nominal de la letra, con ella nos vamos al banco:

Como se observa, de la letra presentada, se obtiene un valor neto de 122,420.50. Finalmente realicemos un análisis final.

En este caso, la operación no fue favorable a la empresa, pues ha recabado un valor por debajo de la deuda inicial. La compensación es que obtuvo recursos de liquidez en el HOY.

Debo indicar lo siguiente, a los bancos les encanta descontar letras (así en negrita y subrayado), el porqué de esa preferencia, reside en el hecho que en una operación de ese tipo, existen dos fuentes de repago, la principal es el cliente que compró a crédito y, la alterna, es la empresa que vendió al crédito (la que presentó la letra a descuento). No se olviden que la letra descontada nunca dejó de ser propiedad de la empresa vendedora. Pónganse en los zapatos de un banquero, si una operación tiene dos fuentes de repago; el riesgo percibido es…menor, ¡por supuesto!; lo que significa que en términos de costo, una operación de descuento de letras es más ventajosa que, por ejemplo un pagaré. En el mundo de las  instituciones financieras, un descuento de letras se conoce como una operación autoliquidable, pues es la misma operación la que proporciona su fuente de repago.

JORGE DEL CASTILLO CORDERO

¿COMO DETERMINAR LAS COMISIONES DE VENTAS?

Para que el sistema de comisiones sea rentable, es importante que esté bien formulado. Un error en los cálculos puede provocar que estrangulemos nuestros beneficios abocándonos a la ruina.

De otro lado, se debe comprender que el esfuerzo de vender, no debe recaer "unicamente" en los vendedores, sino en toda la organizacion.

CARACTERISITICAS DE LA POLITICA DE COMISIONES:

1. Ser motivador: La comisión debe estimular al vendedor a hacer siempre más. Ellos están constantemente en la búsqueda de nuevos retos, y alcanzar su comisión debe ser uno de ellos.

2. Ser alcanzable: Si bien deben ser motivadoras las comisiones, también deben ser alcanzables con el esfuerzo adecuado. En la medida en que los vendedores vean que las metas se pueden lograr, se sentirán motivados a incrementar los volúmenes de venta con los clientes actuales o a traer nuevas cuentas para la empresa.

3. Ser claro: El sistema de retribución no debe ser muy complejo. Todos lo deben entender bien, dándose cuenta de que están recibiendo una retribución justa por el esfuerzo que vienen realizando, lo cual generará confianza en la empresa.

COMO EVALUAR A LA FUERZA DE VENTA

Independientemente del criterio a usar, este debe ser claro, conocido y aceptado por todo el equipo de ventas. Es recomendable combinar un esquema de evaluación que mida aspectos CUALITATIVOS y CUANTITATIVOS de resultados para fijar el rendimiento de los vendedores.

Las mediciones Cualitativas o subjetivas reflejan lo bien que se hacen las cosas por parte del vendedor desde un punto de vista conductista. Con este criterio el vendedor es evaluado desde la perspectiva de sus habilidades, compromiso, iniciativa, vocación, etc. 

Los criterios Cuantitativos, evalúan “Cantidad” de los resultados, tales como:

•Número de órdenes de compra por período de tiempo. Evalúa la capacidad de cierre de la venta.

•Tamaño promedio de las órdenes de compra.

•Número de clientes o cuentas, evalúa la cobertura de los territorios, y garantiza equidad en la distribución de los mismos.

•Número de clientes activos.

•Número de clientes nuevos.

•Volumen total de ventas

•Logro de objetivos, resultados del periodo vs, objetivos del periodo anterior

•Crecimiento; Ventas del periodo / ventas del periodo anterior

•Cuota del territorio; participación de la empresa entre las empresas del mercado total

•Penetración; Evolución de la cuota del territorio del vendedor

•Cumplimiento de promociones; Resultados en promociones vs. objetivos de promociones

JORGE DEL CASTILLO CORDERO

GESTION FINANCIERA: ENTRE UN 15 A 25% SE PODRÍAN REDUCIR LOS COSTOS EN UNA COMPAÑÍA CON UN BUEN MANEJO DE LAS FINANZAS

Los costos en una compañía podrían reducirse entre un 15 y 25% con una buena estructura en el área de finanzas. Empresas latinoamericanas gastan menos, pero no innovan. Los principales costos y presupuestos de una empresa provienen del ‘cerebro de la compañía’: el director de finanzas, pero ¿solo basta encerrarse a ‘puerta cerrada’ y decidir el futuro de la compañía en base a números?

Costos logísticos, de producción, administrativos, entre otros… ¿cuántos de estos conoce el director de finanzas (CFO)?. Una de las peores críticas al área de finanzas es su desconocimiento de las operaciones de la empresa, porque las decisiones se toman en ‘puerta cerrada’ sin que el CFO conozca el giro del negocio, ni cómo se vende, ni dónde está el campo de explotación (en el caso de una empresa minera).

Mito: Uno menos en la compañía, menores costos para el área de finanzas

Uno de los errores de una compañía es despedir a sus colaboradores por ‘falta de presupuesto’. Es importante saber que más que reducir personal, la solución es cambiar la estructura de la empresa, desde el modelo de entrega de servicios, hasta los costos logísticos.

Pero ¿cuánto cuesta la función de finanzas en las empresas?, en algunas compañías con facturaciones por encima de 1 billón de dólares, les costaría entre 3 y 4% de sus ingresos organizaciones totales, mantener a un CFO.

Entre un 15 a 25% se podrían reducir los costos en una compañía con un buen manejo de finanzas. Esta reducción de costos alivia los resultados del EBITDA de una compañía.

Conocer bien la estrategia corporativa

Para potenciar el ahorro en una empresa, un director de finanzas debe saber qué organización está vendiendo. Por un lado, puede ser una empresa local que solo demande costos tributarios, tesorería, contabilidad, inventarios, entre otros. Pero también puede ser una multinacional, y en ese caso, la organización es más compleja porque el modelo de entrega de dichos servicios debe ser adaptado a las necesidades de la empresa.

 Las empresas latinoamericanas demandan menores costos que una empresa norteamericana, ya que su planilla de finanzas cuesta un 25% menos, pero esta invierte dos o tres veces menos en tecnología que una empresa estadounidense.

Existe una mayor dedicación a actividades transaccionales que a análisis de información en empresas latinoamericanas. La función en finanzas cuesta menos pero no añade valor en tecnologías.

Una nueva estructura está detrás del cambio

Aproximadamente entre un 70 y 60% de ejecutivos está en el rol tradicional de operador, y no tiene un rol estratégico o de acompañante de negocios. Antes las compañías privilegiaban la facilidad comercial (ventas) para asumir riesgos y tomar decisiones. Hoy el CFO está en la línea de sucesión de un CEO y es fundamental su capacidad de generar valor en el negocio.

Para que este valor agregado se impregne en el negocio, es recomendable la labor evangelizadora a través de 4 atributos: el catalizador, el ser estratega, tener un valor de custodio y operador.

Para llevar a cabo estas características dentro de la empresa, el CFO no debe omitir el ‘plan de negocios’, ya que las compañías cometen un salto entre la planeación estratégica y la formulación del presupuesto.

Así, un plan de negocios es importante porque “ayuda a tener visibilidad del negocio para alcanzar la estrategia requerida”, un CFO debe tener los ‘numeritos a la mano’, es decir, al acudir a una reunión no debe abarcar con modelos retadores, más bien debe ser preciso y claro para dar a entender el plan estratégico y generar los retornos esperados.

¿Qué empresas realizan este sistema? las empresas mineras, gracias a su visibilidad de 15 a 20 años de explotación, usan este modelo, así como empresas de consumo masivo como retail, procesadoras de alimentos, entre otros. Por su parte, las microempresas también pueden hacer uso de este sistema, ya que no representarán más costos para su presupuesto, si es que tienen una planificación de mediano plazo.

“Lo importante es entender que el presupuesto debe ser hecho en el primer año del plan de negocios, porque este hilará los resultados de largo plazo”

Es un mito relacionar este mecanismo con más costos para las microempresas. Se recomienda que el proceso se haga independientemente del volumen de operación. “Todo debe ir enlazado a la planeación estratégica”.

JORGE DEL CASTILLO CORDERO

¿COMO REALIZAR EL PREPAGO DE MI DEUDA?

CASO DE APLICACION.

Un cliente tiene un préstamo de S/. 10,000, a ser cancelado en un año (12 meses), que genera cuotas mensuales de S/. 1,000, y con la gratificación de julio cuenta con un excedente de S/. 3,000 con el que puede cancelar parte de la deuda.
Observe que la TEM es de 2.92% y la TEA del 41.30% (ver cuadro al final)

Puede acercarse al banco, y optar por una de dos modalidades:

1.Pago anticipado
Significa que se cancelarán S/. 3,000 por las cuotas de julio, agosto y setiembre, y no se tendrá pagar nada hasta octubre.

2.Amortización de capital
El cliente puede acercarse al banco y bajar el monto (o principal) de la deuda de S/. 10,000 a s/. 7,000. El asesor del banco le preguntará si prefiere pagar EN UN MENOR PLAZO (9 meses) o tal vez EN EL MISMO PLAZO (12 meses)

“Si pago S/. 1,000 en doce meses, puedo amortizar mi capital y reducir mis cuotas pues lo cancelare en 9 meses (12 - 3 meses) –por ejemplo- a S/. 895.81 mensuales, o puedo seguir pagando el saldo de la deuda S/. 7,000, en doce cuotas, donde la nueva cuota seria de S/. 700 cada mes.

Esta modalidad (AMORITIZACION DE CAPITAL) es la más recomendable desde el punto de vista financiero, pues no solo libera temporalmente al cliente de una obligación, sino que terminará pagando menos intereses.(Ver Cuadro)

CUADRO COMPARATIVO: