REUNIONES EFECTIVAS...¿COMO LOGRARLAS EN 5 PASOS?

Es toda una realidad, en cualquier organizacion para hacer que las cosas sucedan y lograr cumplir objetivos, muchas veces es necesario que tengamos que organizar reuniones de trabajo. En ocasiones sucede que llegamos a estas reuniones sin tener claro qué es lo que se va revisar o cuál es el objetivo común. En otros casos, somos invitados sin tener claro nuestro rol en esa actividad. Algunos aparecen 10-15 minutos tarde y desperdiciamos valioso tiempo que se podría emplear de mejor manera en otras funciones. 

A  continuación les presento los cinco pasos necesarios para LOGRAR reuniones efectivas:

1. Organizar la agenda. Si eres el organizador de la reunión, invierte tu tiempo en su planificación. Un claro problema de muchas reuniones es la falta de claridad en los objetivos. Si usted no está seguro de qué es lo que quiere lograr con la reunión programada, tenga la seguridad de que simplemente desperdiciará su tiempo y el de sus compañeros de trabajo. Invierta su tiempo en definir el objetivo y los roles de cada uno de los participantes. Si cuenta con una presentación, revise al detalle cada aspecto y presente sus alternativas de solución y solicite el apoyo que requiera de los asistentes de la reunión.

2. Lista de participantes. Revise cuidadosamente la lista de asistentes. Hágase la siguiente pregunta: ¿Quiénes realmente debe necesitar para que el objetivo de la reunión se alcance?, ¿puede alguno de los tentativos participantes recibir un e-mail resumen o darle una llamada? En el caso de que estés liderando un proyecto cross-funcional deberás asegurarte de que tengas a un representante de cada área y verificar la diferencia horaria si los miembros del equipo trabajan en diferentes lugares del mundo.

3. Tiempo de la reunión. Establece la reunión en la mitad del tiempo planeada originalmente. Si planeas una reunión para una hora, seguramente emplearás la hora completa para terminar pero considerando conversaciones no relacionadas al objetivo de la reunión. Estoy seguro de que si reduces el tiempo en 30 minutos, estarás con la presión de cubrir todos los puntos y será más efectivo. En el caso de que sean varias personas que tendrán que exponer diferentes puntos, asigna tiempo para cada una de ellas y lleva el control. Asimismo verifica los sistemas de comunicación por anticipado si fuera necesaria una videoconferencia para comunicarse con otros miembros del equipo.

4. Sé puntual. Generalmente en muchos casos citamos a reuniones a una hora específica y por costumbre solemos empezar 5, 10 o hasta 15 minutos tarde, lo que genera disconformidad para las asistentes que llegaron temprano a la reunión. Si no están presentes todos los asistentes, empieza la reunión en punto, estoy seguro de que conforme llegue el resto de los participantes, ellos se pondrán al día de las actividades o tareas que habrá que completar. Esto es algo muy positivo para el organizador de la reunión, ya que en futuras reuniones los participantes sabrán que empiezas la reunión en punto y serás respetado por el mismo.

5. Construye consenso. Si tienes una presentación, asegúrate de que los participantes claves hayan tenido la oportunidad de revisar el resumen ejecutivo para evitar cualquier tiempo de discrepancia o anticiparte a futuras preguntas que pudieran aparecer. Esto es clave a todo nivel profesional; antes de la reunión, invierte tiempo durante la semana en hacer esa parte ‘política’ de pedir feedback u opinión de tu presentación. Si hay un presupuesto que revisar, asegúrate de que las cifras estén correctas, y si es posible, revísalo con tu jefe inmediato o con el área de finanzas. Recuerda que cada vez que te paras al frente a sustentar algún tema, tu imagen y marca personal están en juego.

Finalmente, la pregunta central será: ¿Realmente necesito agendar una reunión? Recuerda que el tiempo que les ahorres a los participantes será tiempo invertido en otras actividades de negocio, lo que generará mayor productividad a favor de la empresa.

JORGE DEL CASTILLO CORDERO