¿CÓMO OPTIMIZAR MI GESTION DE COBRANZA?: LAS 5 CAUSAS DE DEMORA EN LAS COBRANZAS

Tener cartera de clientes con atrasos o incobrables es parte del negocio financiero. El problema radica cuando este porcentaje sobrepasa los límites esperados. Aunque considerado muchas veces como el paso final del ciclo de crédito en la realidad la cobranza juega un papel mucho más integral en este proceso, por ello vamos a analizar las 5 causas que generan demoras en los cobros a clientes y presento recomendaciones de qué hacer en cada una.

1 – El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible

Esta es la causa más frecuente de demora en los cobros. Los clientes siempre intentarán pagar lo más tarde posible ya que esto hace a la salud financiera de sus propios negocios: cobrar temprano y pagar tarde.

Las excusas son muy variadas: no recibí la factura (incluso cuando tenemos su acuse de recibo), estoy esperando el pago de otro cliente, el pago ya salió y se debe haber demorado el banco, etc.

Esto se hace más grave aún si tus productos o servicios no son críticos para tus clientes, o si son fácilmente reemplazables.

Clave: Reclamar los pagos el mismo día de vencida la factura. Esto muestra que para ti es algo importante y que le darás seguimiento, por lo que el cliente priorizará pagarte a ti por sobre otros proveedores. También debes darle seguimiento a los compromisos que haya tomado el cliente. Por ejemplo, si se compromete a pagar el próximo lunes, debes verificar si el pago se ha realizado y en caso que no sea así reclamarle ese mismo día. Ten en cuenta que eres tú el mayor interesado en que el pago se realice y si no te ocupas de ello, ¿Por qué habrá de ocuparse el cliente?

2 – El cliente no conoce el momento del pago oportuno.

Algunos clientes reciben la factura y la dejan a un lado ya que aún queda tiempo para el vencimiento. No se programan ningún recordatorio para realizar el pago, de hecho, esperan que tú les hagas recordar cuando se acerque la fecha de vencimiento.

Otros clientes tienen procesos administrativos desordenados y la factura se pierde en el circuito administrativo del cliente, no llegando a las manos de quien se ocupa de realizar los pagos a proveedores.

Cualquiera sea el caso el pago no se realizará hasta que alguien le avise al cliente que está pendiente.

Clave: Enviarle un recordatorio unos días antes del vencimiento de la factura. Este recordatorio debe ser en tono amigable y presentado como una ayuda que le das a tu cliente para que recuerde el pago.

3 – El cliente presentó un reclamo u observación a la factura

Cuando un cliente recibe una factura que entiende es incorrecta, éste presenta una disputa y queda a la espera de una respuesta por parte tuya. Hasta que la disputa no haya sido resuelta el cliente no realizará el pago.

Los reclamos suelen deberse a errores internos en alguna parte del proceso de tomar el pedido, entregar el pedido y emitir la factura. Algunos ejemplos pueden ser que han aplicado mal la lista de precios, se facturaron productos / servicios por cantidades equivocadas, o que algunos de los productos entregados estaban defectuosos.

Clave: Darles rápido tratamiento a los reclamos, asignando una persona responsable de resolverlas. Adicionalmente debes identificar las principales causas de disputas por parte de clientes y corregir los procesos internos en tu empresa para que no vuelvan a ocurrir. 

4 – El cliente no recibió la factura o la recibió tarde

Algunas veces es verdad que el cliente no recibió la factura, o que la recibió cuando la fecha de vencimiento estaba muy próxima. Esto es algo en lo que no puedes fallar.

Clave: Revisar y corregir los procesos de emisión y envío de facturas.

5 – El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago

En este caso el problema estuvo al inicio del proceso, en el momento en que se aprobó darle crédito comercial al cliente.

Llegado a esta situación no hay mucho que hacer más que tomar acciones legales con el cliente, aunque algunas veces el costo de avanzar por esta vía no se justifica dado el monto de la factura.

Clave: Implementar un sistema de análisis crediticio de los clientes, y en base a ello definir para cada cliente las condiciones comerciales (monto y plazo) que se le ofrecerán. Esto es recomendable en aquellos casos en que la incobrabilidad es significativa. Si tienes tasas bajas de incobrabilidad (menor al 0,5%) posiblemente no justifique tomarse el trabajo de hacer pasar a cada cliente por el proceso de análisis crediticio.

JORGE DEL CASTILLO CORDERO